Avisos de citas
Configura la confirmación, el aviso de nueva reserva y hasta tres recordatorios por correo o WhatsApp para las citas de un enlace de reserva.
Los avisos de citas son los mensajes automáticos de cada enlace de reserva: una confirmación a quien reserva, un aviso para ti cuando entra una reserva y hasta tres recordatorios antes de la cita. Se configuran en cada tipo de cita y se envían por correo o, desde el panel de un cliente con WhatsApp conectado, con una plantilla de WhatsApp.
Antes de empezar
Para enviar avisos por correo hace falta una cuenta de correo conectada. Ve a Ajustes › Notificaciones › Correo para los avisos y elige:
- Cuenta de Gmail: pulsa «Conectar con Google (Gmail)» y los correos saldrán de tu Gmail.
- Servidor de correo (SMTP): rellena Servidor, Puerto, Usuario, Contraseña, Correo remitente y Nombre remitente, pulsa «Guardar» y prueba con «Enviar prueba».
Si hay Gmail conectado, se usa primero. En el panel de un cliente, sin Gmail, los correos salen del correo saliente (SMTP) de su agente. Ver Correo electrónico (SMTP).
Para enviar avisos por WhatsApp, el enlace debe crearse en el panel del cliente y uno de sus agentes debe tener WhatsApp conectado con plantillas aprobadas. Ver Plantillas de WhatsApp.
Configurar los avisos de un enlace
- En Calendario › Enlaces de reserva, edita el tipo de cita.
- Despliega Avisos. Plegado, muestra qué avisos están activos (punto verde).
- Activa Enviar avisos para este tipo de cita.
- Configura cada pestaña y pulsa «Guardar» en el tipo de cita.
Con «Copiar de otro enlace» reutilizas los avisos de otro tipo de cita.
Confirmación
Se envía a quien reserva en cuanto confirma la cita. Activa Activar este aviso y escribe el Asunto y el Mensaje. Por defecto, la confirmación está desactivada.
Aviso al sistema
- Avisarme en Agentclic cuando se reserve una cita: recibes la notificación «Nueva cita reservada» en el panel. Activado por defecto.
- Además, enviarme un correo: te llega un correo al email de tu cuenta con los datos de la reserva.
Recordatorios
Activa Activar recordatorios y añade hasta 3 con «Añadir recordatorio»: 15 minutos, 30 minutos, 1 hora, 2 horas, 1 día, 2 días o 1 semana antes. Cada uno tiene su propio mensaje.
Variables de los mensajes
Pulsa una variable para añadirla al mensaje:
| Variable | Qué pone |
|---|---|
{{nombre}} | Nombre de quien reserva. |
{{fecha}} y {{hora}} | Día y hora de la cita. |
{{duracion}} | Duración, por ejemplo «30 min». |
{{modalidad}} | Google Meet, Videollamada, Llamada telefónica o Presencial. |
{{enlace}} | El enlace de la videollamada, si lo hay. |
{{direccion}} | La dirección, en las citas presenciales. |
{{tipo_cita}} | El título del enlace de reserva. |
{{profesional}} | El nombre de la cuenta que recibe la cita. |
Avisos por WhatsApp
En el panel de un cliente con WhatsApp, cada aviso tiene el selector Canal (Correo o WhatsApp):
- Elige WhatsApp y, si hay varios, el Canal de WhatsApp.
- Elige la Plantilla aprobada.
- Asigna a cada hueco de la plantilla (
{{1}},{{2}}…) una variable: Nombre, Fecha, Hora…
Con avisos por WhatsApp, el teléfono pasa a ser obligatorio en el formulario de reserva.
Probar un aviso
Debajo de cada mensaje, escribe un correo (o un teléfono, si es por WhatsApp) y pulsa «Enviar prueba». Se envía con datos de ejemplo.
Historial de envíos
El botón «Avisos» del Calendario abre Avisos del calendario con el Historial: los últimos avisos enviados, con el tipo (Confirmación, Recordatorio o Aviso al dueño), el canal, el destinatario, la fecha y si se Envió o Falló (con el motivo).
Detalles técnicos
- Las fechas y horas de los avisos se escriben en la zona horaria de Madrid (Europe/Madrid).
- Un recordatorio se envía como mucho una vez por cita. Si el envío se retrasa, se manda dentro de los 30 minutos siguientes a su hora.
- Si la persona no dejó correo (o teléfono, para WhatsApp), el aviso aparece como fallido en el historial.
Problemas frecuentes
«Para enviar avisos por correo, configura tu servidor de correo en Ajustes»
No hay ninguna cuenta de correo conectada. Conecta Gmail o tu servidor SMTP en Ajustes › Notificaciones.
En el historial aparece «No hay ninguna cuenta de correo conectada (Gmail o SMTP)»
El aviso no tenía desde dónde salir. Conecta Gmail o configura el correo saliente (SMTP) y vuelve a probar con «Enviar prueba».
No me aparece la opción WhatsApp
Solo está en los enlaces creados en el panel de un cliente cuyo agente tiene WhatsApp conectado. En tu propio Calendario los avisos se envían por correo.
La plantilla de WhatsApp no aparece
Solo se muestran las plantillas aprobadas por Meta. Ver Plantillas de WhatsApp.
Mi cliente no recibe recordatorios de las citas del agente
Los recordatorios solo existen para las citas de un enlace de reserva. Para las citas que crea el agente, usa un flujo con el paso Esperar hasta la fecha de la cita y una plantilla de WhatsApp.