Contactos

Un contacto es una persona guardada en el CRM: un cliente potencial o un cliente. Puedes crearlos a mano con «Nuevo contacto» o dejar que lleguen solos desde las conversaciones del agente, los flujos, las reservas y los formularios de Meta. Cada contacto tiene una ficha con sus datos, sus campos personalizados y, si los tiene, su origen y sus oportunidades.

Esta página sirve para tu CRM personal (menú CRM) y para el CRM del cliente (sección Contactos de su panel). Ver CRM personal y CRM del cliente.

#Ver los contactos

Arriba a la derecha eliges la vista:

• Kanban: una columna por cada estado del embudo. Arrastra una tarjeta a otra columna para cambiar su estado. Ver Etapas y oportunidades.
• Tabla: una fila por contacto. Por defecto muestra Contacto, Email, Teléfono, Origen, Estado, Valor, Último contacto y Acciones. El estado se cambia desde el desplegable de la fila.

#La vista de Tabla

• Columnas: en «Columnas» eliges qué columnas ves y en qué orden. Además de las de siempre puedes añadir Empresa, Notas, Etiquetas, Fecha de alta y cualquier campo personalizado. «Contacto» siempre se muestra.
• Vistas guardadas: en el desplegable de vistas, «Guardar como vista nueva…» guarda las columnas y los filtros que tienes (no lo que hay escrito en el buscador) con un nombre, por ejemplo «Leads de Meta esta semana». Lo que cambies con esa vista activa se guarda solo en ella. La vista Predeterminada no guarda filtros. Las vistas son tuyas: cada usuario tiene las suyas.
• Páginas: elige ver 10, 50 o 100 contactos por página y muévete con las flechas.
• Selección: marca las casillas de las filas que quieras. La casilla de la cabecera (o «Marcar los N…») marca todos los contactos que cumplen la búsqueda y los filtros, también los de otras páginas. Si luego desmarcas alguno, queda fuera. Arriba verás cuántos hay seleccionados. Cada acción en bloque llega hasta 10.000 contactos; si son más, afina los filtros.
• Carga: mientras se cargan los contactos o el total, verás «Cargando…» en el contador y en la tabla. Las acciones en bloque se activan cuando el total ya es seguro.
• Acciones en bloque: con contactos seleccionados puedes «Mover a estado» o «Eliminar seleccionados» (tienes que escribir ELIMINAR para confirmar; no se puede deshacer). Los comerciales pueden mover de estado sus contactos asignados, pero no eliminar.

El contador indica cuántos contactos hay y, con filtros, «X de Y contactos». También verás cuántos han llegado desde conversaciones.

#Buscar y filtrar

• Buscador: busca por nombre, email, teléfono, empresa, notas y campos personalizados. Si coincide un campo personalizado, en la Tabla se ve debajo del nombre cuál.
• Fecha: Cualquier fecha, Hoy, Últimos 7 días, Últimos 30 días o Rango personalizado. Se usa la fecha del último contacto o, si no la tiene, la de alta.
• Estado: uno o varios estados del embudo, o Sin estado.
• Origen: el canal por el que llegó (Widget web, WhatsApp, Instagram, Telegram, Meta Lead Ads, Prueba o Manual). Solo aparecen los orígenes que ya tienes.
• Campaña o anuncio: solo si hay contactos que llegaron por un formulario de Meta. Ver Leads de Meta.

Pulsa «Limpiar filtros» para volver a verlo todo. En el Kanban se muestran hasta 500 contactos: si hay más, verás «Mostrando X de Y: afina los filtros para ver el resto». En la Tabla no hay límite, porque va por páginas, y la búsqueda y los filtros cuentan todos los contactos del CRM.

#Crear un contacto

1. Pulsa «Nuevo contacto».
2. Rellena Nombre, Email, Teléfono y Notas. Hace falta al menos uno de estos tres: nombre, email o teléfono.
3. En tu CRM personal, elige en Asignado a a un comercial o deja «Sin asignar (solo yo)».
4. Pulsa «Crear contacto».

El contacto nuevo entra en el estado por defecto del embudo.

#Importar contactos desde un CSV

Si ya tienes tu lista de clientes o pacientes en otra herramienta o en una hoja de cálculo, puedes pasar hasta 1000 contactos de una vez.

1. En Contactos, pulsa «Importar contactos».
2. Pulsa «Descargar plantilla». Se genera en ese momento con las columnas del contacto, tus campos personalizados actuales y, en la fila de ejemplo, el nombre de una de tus etapas.
3. Rellena una fila por contacto, borra la fila de ejemplo y guarda el archivo como CSV UTF-8.
4. Súbelo y elige qué hacer con los contactos que ya existen: saltarlos o actualizarlos con los datos del CSV (las celdas vacías no borran nada y las etiquetas se suman a las que ya tenía).
5. Revisa el resumen y pulsa «Importar».

Los contactos importados aparecen con el origen Importación.

#Importar en el CRM de uno de tus clientes

Como profesional, también puedes importar contactos directamente en el CRM de uno de tus clientes desde Clientes: pulsa el icono «Importar contactos en su CRM» de su fila (o de su tarjeta). La ventana es la misma, con los campos personalizados y las etapas de ese cliente, y los contactos entran en su CRM. Solo lo puede hacer el profesional dueño del cliente, no sus comerciales.

#Lanzar un flujo para los contactos nuevos

Solo el profesional puede lanzar un flujo al importar: en su CRM personal, con los flujos de sus agentes, o desde Clientes, con los de los agentes de ese cliente. En el portal del cliente la importación no ofrece flujos, porque el cliente no tiene por qué saber qué hace cada uno por dentro.

Antes de importar puedes marcar «Activar un flujo para estos contactos» y elegir uno de los flujos con inicio manual activos. Está en el paso 3, en el recuadro «Flujo (opcional)», justo debajo del resumen de nuevos, actualizados y saltados. Viene desmarcado: si no lo marcas, no se ejecuta nada. Si ningún agente de ese CRM tiene un flujo con inicio manual activo, la casilla aparece desactivada.

• Se ejecuta una vez por cada contacto nuevo; los que ya existían y se actualizan no lo reciben.
• El flujo recibe los datos del contacto en las entradas que se llamen como ellos: nombre, email, teléfono, empresa, notas o el nombre de un campo personalizado. Antes de importar ves qué entrada recibe cada dato y cuáles se quedan vacías.
• Se ejecuta poco a poco, unas 30 veces por minuto. Cada ejecución consume créditos como una normal y queda en las ejecuciones del agente.
• Si el flujo envía mensajes, asegúrate de que esos contactos han aceptado recibirlos.

#Ver el progreso

La importación sigue sola aunque cierres la ventana: puedes seguir trabajando. Mientras dura, en Contactos (o en Clientes, si la lanzaste desde ahí) verás el aviso «Importación en curso» con cuántos contactos lleva; pulsa «Ver progreso» para ver el avance de los contactos y del flujo. Con «Detener» paras lo que queda (lo ya importado se mantiene). Al terminar, el aviso cambia a «Ver resultado», donde puedes revisar las filas con errores o avisos y descargar el informe.

Solo puede haber una importación en marcha a la vez en cada CRM. Si importas en el CRM de un cliente, él también ve en su portal el aviso con el avance de los contactos, pero no qué flujo se ejecuta ni sus resultados.

#Editar la ficha

Haz clic en la tarjeta (Kanban) o en el lápiz (Tabla). En la ficha puedes:

• cambiar los datos básicos y pulsar «Guardar cambios»;
• rellenar los campos personalizados, que se guardan al salir de cada campo. Ver Campos personalizados;
• ver sus Oportunidades, si tiene. Ver Oportunidades;
• ver su Origen si llegó por un formulario de Meta: Campaña, Conjunto, Anuncio, Formulario y fecha de recepción (con la etiqueta «Orgánico» si no vino de un anuncio).

En tu CRM personal también tienes «Convertir en cliente». Ver Convertir un contacto en cliente.

#Eliminar un contacto

Pulsa la papelera de la fila y confirma en «¿Eliminar contacto?». No se puede deshacer. Para eliminar varios a la vez, usa la selección de la Tabla.

Detalles técnicos

• No puede haber dos contactos con el mismo email o el mismo teléfono en un mismo CRM. Si lo intentas, verás «Ya existe un contacto con ese email o teléfono».
• Cuando una conversación aporta datos de un contacto que ya existe, solo se rellenan los datos que estaban vacíos.
• Los cambios hechos desde otro sitio (otra pestaña o un flujo) aparecen en pantalla sin recargar.
• El origen Prueba corresponde a las conversaciones del simulador del agente.

#Problemas frecuentes

#«Indica al menos nombre, email o teléfono»

El contacto no puede estar vacío. Rellena uno de esos tres campos.

#«Ya existe un contacto con ese email o teléfono»

Ese email o teléfono ya pertenece a otro contacto del mismo CRM. Búscalo con el buscador y edítalo en lugar de crear otro.

#Veo contactos con origen «Prueba»

Son las conversaciones que has tenido en Probar con un agente asignado a ese cliente. Puedes eliminarlos si no te sirven. Ver Probar el agente.

#Un contacto del agente no tiene nombre

El agente guarda el contacto aunque la persona no haya dado su nombre. Se completa cuando lo escribe en la conversación, o puedes añadirlo tú en la ficha.

#La importación de contactos dice que falta una columna

El archivo necesita al menos una de las columnas Nombre, Email o Teléfono. Descarga la plantilla y copia tus datos debajo de sus cabeceras.

#Un contacto del CSV no se ha importado porque «el email es de un contacto y el teléfono de otro»

Ese email y ese teléfono ya existen, pero en dos contactos distintos. Revísalos a mano para no mezclar los datos de dos personas.