Citas que gestiona el agente
Cómo el agente consulta huecos libres, reserva, mueve y cancela citas en el calendario del cliente con flujos y qué hace falta para que funcione.
El agente reserva, cambia y cancela citas a través de flujos con el paso Calendario. Por ejemplo, un flujo busca los huecos libres y otro crea la cita con los datos que ha recogido en la conversación. Las citas se guardan en el calendario del cliente al que está asignado el agente, en la zona horaria del agente, y tu cliente las ve en la sección Calendario de su panel.
Antes de empezar
- El agente debe tener un cliente asignado en Resumen. Ver Resumen del agente y prompt.
- Configura el horario disponible del calendario del cliente. Ver Definir el horario disponible.
- Revisa la Zona horaria (sede) del agente: los huecos y las citas se calculan en esa zona.
- El calendario depende de tu plan. Si no lo incluye, verás «Tu plan no incluye el calendario» en el paso.
Los flujos habituales
Al crear un agente con el asistente, si el negocio agenda citas, se proponen flujos ya preparados que puedes revisar en el editor:
| Flujo | Paso Calendario que usa |
|---|---|
| Consultar disponibilidad | Buscar huecos libres en un rango de fechas. |
| Reservar cita | Crear evento con el inicio, el fin y el invitado. |
| Modificar cita | Actualizar evento con la nueva fecha y hora. |
| Cancelar cita | Cancelar cita por email o teléfono del invitado. |
También puedes crearlos tú. Cada operación y sus campos se explican en Calendario.
Cómo lo usa el agente en la conversación
- La persona pide una cita. El agente pregunta lo que el flujo necesita (día, servicio, nombre, email o teléfono).
- Lanza el flujo de disponibilidad y ofrece los huecos libres que caben en el horario del calendario y no se solapan con otras citas.
- Cuando la persona elige, lanza el flujo de reserva y confirma la cita.
Para que el agente sepa cuándo usar cada flujo, cítalo en su prompt con {{flow:nombre-del-flujo}} e incluye {{now}} para que conozca la fecha de hoy. Ver Variables en los flujos.
Guarda siempre el invitado
En Crear evento, rellena el Invitado (nombre, email y teléfono) con variables como {{input.email}}. Con esos datos, el agente puede encontrar y cancelar la cita más tarde con Cancelar cita por email o teléfono del invitado, que busca desde ahora hasta dentro de 60 días.
Qué pasa después
- La cita aparece en el Calendario del cliente y, si su calendario está emparejado, en su Google Calendar u Outlook.
- Si el agente cancela o mueve una cita y alguien estaba en lista de espera para ese hueco, recibe el aviso.
Detalles técnicos
- Las fechas de los pasos se escriben en ISO 8601. Si una fecha no indica zona horaria, se interpreta en la del agente.
- Los eventos de día completo no cuentan como ocupados al buscar huecos libres.
- El paso Buscar huecos libres devuelve
{{calendar_result.slots}}con cada hueco y{{calendar_result.count}}.
Problemas frecuentes
«Esa hora ya ha pasado. Consulta de nuevo la disponibilidad y ofrece otra.»
El agente ha intentado crear una cita en el pasado. Suele pasar si el prompt no tiene {{now}}: añádelo para que el agente sepa la fecha actual.
«Hay N citas de… Pide al usuario la fecha y hora exacta»
La persona tiene varias citas en el rango. El paso no cancela ninguna: el agente debe preguntar cuál es.
«No se ha encontrado ninguna cita de…»
No hay ninguna cita con ese email o teléfono entre las fechas del paso. Comprueba que las citas se crearon con el invitado relleno.
El paso dice «Se muestran los calendarios del propietario del agente»
El agente no tiene cliente asignado, así que usaría tus calendarios. Asígnale el cliente en Resumen.
Aparece «Hemos dado de alta el panel de este cliente para poder usar su agenda»
El cliente aún no tenía acceso a su panel y se ha preparado su agenda para que el agente pueda usarla. Cuando quieras, dale acceso desde Clientes › Acceso al portal. Ver Dar acceso al portal a tu cliente.