Lista de espera
Apunta en lista de espera a quien no encuentra hueco y deja que el agente le avise y le reserve la cita en cuanto se libere uno que le encaje.
La lista de espera guarda a las personas que querían una cita en un día o franja que estaba completa. Cuando se libera un hueco que les encaja (porque alguien cancela o mueve su cita), Agentclic les avisa por el mismo canal en el que hablaron con el agente. La primera que acepta se queda la cita y el agente la reserva con los datos que ya tiene.
Cómo funciona
- Una persona pide cita para un día sin huecos. El agente la apunta con un flujo que usa Lista de espera · Apuntar a una persona.
- Se libera un hueco dentro de la franja que pidió y en el que cabe la duración de su cita.
- La persona recibe el aviso, por ejemplo: «¡Buenas noticias! Se ha liberado un hueco el … a las …. ¿Quieres que te lo reserve? Responde «sí» para confirmarlo.»
- Si responde que sí, el agente reserva el hueco sin volver a pedirle sus datos. Si ya no le interesa, la da de baja.
Si a varias personas les encaja el mismo hueco, se avisa a todas. La primera que confirma se lo queda; a las demás se les dice que ya está cogido y siguen en la lista.
Antes de empezar
- El agente necesita un cliente asignado: la lista de espera trabaja con su calendario. Ver Citas que gestiona el agente.
- Para que la persona reciba el aviso, el agente debe tener su email o teléfono.
Apuntar a una persona desde un flujo
Crea un flujo (o amplía el de reservas) con el paso Calendario y la operación Lista de espera · Apuntar a una persona:
| Campo | Qué poner |
|---|---|
| Nombre del contacto, Email del contacto, Teléfono del contacto | Los datos de la persona, por ejemplo {{input.email}}. Hace falta el email o el teléfono. |
| Duración de la cita (minutos) | Lo que durará la cita. Por defecto, 30. |
| Servicio | Qué quiere reservar, por ejemplo «Corte de pelo». |
| Mensaje de aviso | Texto del aviso. Admite {{fecha}}, {{hora}}, {{servicio}} y {{nombre}}. Vacío = el texto por defecto. |
| Desde y Hasta | La franja que le interesa. Si solo indicas Desde con un día, se entiende el día completo. |
Las otras dos operaciones, Confirmar el hueco ofrecido y Dar de baja, se explican en Calendario. Normalmente no hacen falta: cuando hay un hueco ofrecido pendiente, el agente ya sabe confirmarlo o dar de baja a la persona en la conversación.
Si la misma persona ya está apuntada para esas fechas, no se duplica.
Ver la lista
En Calendario, abre la pestaña Lista de espera. El número junto al nombre indica cuántas personas están activas.
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| Persona | Nombre, email y teléfono. |
| Servicio | El servicio que pidió. |
| Franja deseada | El día completo o la franja horaria. |
| Duración | Minutos de la cita. |
| Canal | Widget web, WhatsApp, Telegram, Instagram o «Añadida a mano». |
| Estado | Ver la tabla siguiente. Con un hueco ofrecido, muestra «Hueco ofrecido: …». |
| Avisos | Cuántos avisos ha recibido y el último. |
Filtra con Estado: Activas (en espera y avisadas), En espera, Avisadas, Reservadas, Caducadas, Canceladas o Todas.
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| En espera | Esperando un hueco. |
| Avisada | Se le ha ofrecido un hueco y falta su respuesta. |
| Reservada | Aceptó y tiene la cita. |
| Caducada | Pasó la franja que pedía sin conseguir hueco. |
| Cancelada | Se dio de baja o la diste de baja tú. |
Con los botones de cada fila puedes Dar de baja a una persona activa o Eliminar la entrada.
En el panel del cliente, la lista de espera es de consulta: no se pueden añadir personas ni cambiar el texto del aviso.
Añadir a una persona a mano
Pulsa «Añadir persona» y rellena Nombre, Email, Teléfono, Servicio, Desde, Hasta, Duración (min) y Calendario. Indica al menos el email o el teléfono.
Texto del aviso
La tarjeta Aviso automático de hueco libre guarda el texto por defecto de tu cuenta. Escríbelo con {{fecha}}, {{hora}}, {{servicio}} y {{nombre}}, y pulsa «Guardar texto». «Restaurar por defecto» recupera el original.
Si el paso del flujo tiene un Mensaje de aviso, se usa ese. Para los agentes de tus clientes, escribe el texto en el propio paso.
Detalles técnicos
- El aviso se envía por el canal de la conversación original. En el widget web queda escrito en la conversación. Si no se puede entregar y la persona dejó su email, se envía por el correo saliente (SMTP) del agente.
- Una misma persona recibe como máximo 5 avisos por entrada y, como mínimo, con 1 hora entre uno y otro.
- Además de al cancelar o mover una cita, la lista se revisa de forma periódica para detectar huecos liberados por otros medios, como un cambio en Google Calendar.
{{servicio}}se sustituye por « para» seguido del servicio, o por nada si no lo hay.
Problemas frecuentes
Se ha cancelado una cita pero nadie ha recibido el aviso
Comprueba que la franja de la persona incluye ese hueco, que su cita cabe en él y que el hueco está dentro del horario disponible del calendario. Si ya recibió un aviso hace menos de 1 hora, el siguiente espera.
«Necesitamos el email o el teléfono para poder avisar a la persona»
El paso no tiene ni email ni teléfono. Pide al menos uno antes de apuntarla.
«Falta la fecha deseada»
El campo Desde está vacío. El agente debe preguntar qué día le interesa antes de apuntarla.
«Ese hueco lo acaba de coger otra persona»
Otra persona confirmó antes. Quien llegó tarde sigue en la lista y recibirá el siguiente hueco que le encaje.