Contratos con firma electrónica

En Agentclic generas el contrato de cada cliente a partir de una plantilla, lo firmas tú y le envías un enlace de firma. Tu cliente lo abre en cualquier dispositivo, lo firma con su nombre o dibujando su firma, y los dos podéis descargar la copia en PDF. Se hace en dos sitios: las plantillas en Ajustes › Contratos y los contratos en Clientes › Contratos.

#Antes de empezar

• Los contratos forman parte del plan Agentes ilimitados. Si tu plan no los incluye, la pestaña Contratos de Ajustes lleva una corona. Ver Planes y créditos.
• El destinatario tiene que existir como contacto de tu CRM o como cliente. Ver Dar de alta a tus clientes.

#1. Crea una plantilla

1. Abre Ajustes › Contratos.
2. Pulsa «Nueva plantilla» o, para partir de un texto ya preparado, «Modelos predeterminados» y elige uno. Verás «Modelo cargado. Revísalo y guárdalo como plantilla tuya.».
3. Escribe el Nombre de la plantilla.
4. Opcional: activa la Cabecera del documento. Se repite en todas las páginas, con los Datos del negocio a la izquierda y el Logotipo a la derecha. Puedes subir un logotipo o usar el de tu marca.
5. Escribe el Texto del contrato con el editor.
6. Pulsa «Guardar plantilla».

#Datos que se rellenan solos

Escribe estos marcadores en el texto y se sustituirán por los datos de la ficha del destinatario:

#Cajas de texto

Para un dato que rellenarás a mano en cada contrato (un precio, un plazo…), escribe {{campo:Nombre}}. La plantilla lo detecta y, en Cajas de texto detectadas, puedes darle una etiqueta, un valor por defecto y marcar Texto largo.

#2. Genera el contrato

1. Abre Clientes › Contratos y pulsa «Nuevo contrato».
2. Elige la Plantilla y el Destinatario (un contacto o un cliente). El texto se rellena con sus datos.
3. Revisa el Título del contrato y el Texto del contrato. Escribe cada dato pendiente en su hueco resaltado y añade las cláusulas que necesites.
4. En Tu firma como profesional, escribe tu nombre y elige «Escribir mi nombre» o «Dibujar mi firma». Marca Guardar esta firma para próximos contratos si quieres reutilizarla.
5. Indica en cuántos días caduca el enlace de firma (entre 1 y 365; por defecto, 30).
6. Pulsa «Crear y obtener enlace».
7. Copia el enlace y envíaselo a tu cliente.

#3. Tu cliente lo firma

Al abrir el enlace, tu cliente ve el contrato con tu firma. Para firmarlo:

1. Escribe su Nombre y apellidos.
2. Elige «Escribir mi nombre» o «Dibujar mi firma».
3. Marca la casilla «He leído el contrato y acepto su contenido…».
4. Pulsa «Firmar contrato».

Después puede pulsar «Descargar copia en PDF». No necesita cuenta en Agentclic.

#Seguir tus contratos

En Clientes › Contratos ves cada contrato con su destinatario, su fecha y su estado:

Con «Enlace» copias de nuevo el enlace de firma. Al abrir un contrato ves el enlace y su fecha de caducidad, tu firma, la Firma registrada del cliente y el contenido. Desde ahí puedes «Descargar PDF».

Mientras no esté firmado, puedes editar el título y el texto («Guardar cambios») o «Eliminar» el contrato. Una vez firmado, ya no se puede modificar.

Detalles técnicos

• Al firmar se registran el nombre de quien firma, la fecha y la hora, la dirección IP y el tipo de firma (nombre escrito o firma dibujada). El cliente lo acepta al marcar la casilla.
• Se guarda el texto exacto que se firmó.
• Las fechas se muestran en hora de Madrid.

#Problemas frecuentes

#Mi cliente dice que el enlace ha caducado

Verá «Este enlace ha caducado». Crea un contrato nuevo con «Nuevo contrato» y una caducidad más larga.

#No me deja crear el contrato

Revisa que tiene título y texto, y que has escrito tu nombre en Tu firma como profesional. Si eliges dibujar la firma, tienes que dibujarla antes.

#La lista de plantillas está vacía al crear un contrato

Primero crea al menos una plantilla en Ajustes › Contratos.

#Los datos del cliente no se rellenan

Comprueba que has escrito los marcadores exactamente como aparecen, con las dos llaves, y que la ficha del destinatario tiene esos datos.